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“Buenas Prácticas” de un profesional de compras

Compras buenas prácticas

7 Buenas Prácticas para lograr resultados de alto impacto económico en compras

Todo profesional de una determinada disciplina, tiene ciertas reglas o prácticas que cumplen o realizan para lograr sus objetivos. Algunos no las comentan ni transmiten, pero las tienen y las usan. En el caso de las Compras no es una excepción a lo antedicho.
Personalmente soy de la idea que el valor del conocimiento solo es válido si se transmite, por lo que comparto las mías para vuestra consideración y evaluación.
Una frase atribuida al gran Leonardo Da Vinci dice:
“La teoría sin la práctica es manca, la practica sin la teoría es ciega”
Es por esto que insisto en el aprendizaje experiencial, esto es que los participantes consoliden su aprendizaje mediante problemáticas extraídas de su propio ámbito laboral lo cual es un efectivo anclaje. En todos los Cursos y Seminarios que dictamos buscamos ejercitar ejemplos propios de los participantes.
Hay quienes las llaman Practicas Ejemplares, incluso Best Practices (Mejores Prácticas. Yo he optado en llamarlas Buenas Practicas, y el tiempo dirá si pueden llamarse de otro modo.
Hasta ahora llevo identificadas 20 de estas buenas prácticas, que he puesto en uso a lo largo de casi 20 años de profesional de las compras con resultados concretos y positivos y que podrían ser adaptadas para situaciones parecidas en las Empresas.

BUENA PRACTICA N° 1:

El requerimiento / solicitud de compra del Usuario debe contener toda la información necesaria para que Compras pueda entender y contratar la prestación requerida.
Para una eficaz y eficiente gestiion de compra y que satisfaga las necesidades del usuario es necesario que todo Req. contenga toda la información necesaria
AL INGRESAR EL REQUERIMIENTO EN COMPRAS
Una vez recibido el Requerimiento en Compras, y partiendo de la idea que no hubo posibilidad de Anticipación, el Comprador profesional debe enfocarse en dos (2) tareas que, en mi opinión, son muy importantes porque el no hacerlas puede tener imprevistas consecuencias negativas:
Nota; Considero necesario la lectura previa del Glosario, al final de este escrito

BUENA PRACTICA N° 2:

“Antes que todo, consiga los antecedentes de las compras anteriores”
Tener información adecuada es crítico para tomar una decisión fundamentada. Reúna la información de tantas fuentes confiables como sea posible.
Para un comprador profesional, No es concebible el proceder con una gestión de compra sin haber leído, al menos, el Legajo de la compra anterior.
Tener leído el Legajo de la O.C. anterior brinda un imprescindible conocimiento de lo acontecido anteriormente con ese Rubro y Sub Rubro, que no debe condicionar el próximo accionar… pero sirve de experiencia y evita la repetición de errores.
Además de la historia debería saber;
*Monto anual de compra para este R y SR de los últimos dos años
*Monto de compra acumulada para este R y SR del año actual ordenado por Proveedor *El R y SR en cuestión, es repetitivo?
*Existen otros Req.”s de este R y SR aún pendientes de Compra?
*Precio Unitario de la Última compra – en pesos $ y en U$S-
*Perfomance del proveedor actual…hay quejas, reclamos, multas aplicadas?
2da Tarea:…

BUENA PRACTICA Nro. 3:

Analizar la provisión o prestación requerida vs la oferta existente en el mercado y ejercer la función de “controller”
Compras – como dueño del proceso- es responsable de analizar la provisión / prestación requerida por el usuario (Cliente Interno) y de verificarla, versus las actuales posibilidades normales del mercado.
Es decir debe asegurar la posibilidad comercial de obtener lo solicitado a precios competitivos y que lo que solicita el usuario no exceda las posibilidades del mercado ( ̈nice to have”) lo cual abortaría la gestión o bien el costo de lograrlo sería excesivo generando una menor rentabilidad.
En este eventual caso deberá consensuar con el usuario las adecuaciones necesarias evitando los ́síndromes ́ de una calidad superior –que ciertas veces solicita el área técnica del usuario- y que superan el límite de lo necesario y aceptado por el Cliente.
Esta función, inherente a Compras, asegura a la empresa una contención temprana de gastos e inversiones no necesarias. Es a todas luces “una tarea ingrata” que exige altas dosis de capacidad negociadora y excelentes relaciones interpersonales, pero necesaria y útil para la empresa.
PREPARACION DEL PLIEGO
La elaboración profesional de los Pliegos ataca de raíz la falta de capacidad de negociación en la Compra y además resulta esencial para optimizar el C.G.A.
Las especificaciones técnicas de todo aquello que se quiere comprar/contratar.
El Pliego muestra a todas luces la capacidad profesional del comprador, así como su profesionalismo en el trato durante la Negociación le permite lograr el respeto del mercado.
Mediante el mismo se transmite al mercado:
Las condiciones bajo las cuales se compra.
La forma en que deben ofrecerse los insumos, bienes, servicios, prestaciones, etc.
Las especificaciones técnicas de todo aquello que se quiere comprar/contratar.
PREPARACION DEL PLIEGO

BUENA PRACTICA N° 4

I.G.P.P. – La base fundamental de un Pliego es que exista un único Capitulo denominado INSTRUCCIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS- I.G.P.P.- las cuales establecen las condiciones de presentación a las que deberán ajustarse las propuestas de los oferentes.
Esto implica que Compras debe diseñar todas las planillas que los oferentes deberán llenar obligatoriamente para volcar información relevante en la evaluación técnico-económica. De esta forma aseguramos contar con toda la información necesaria para evaluar correctamente las propuestas y con un orden pre determinado que acelera el proceso de gestión de la O.C.
Es fundamental que cada criterio de evaluación se corresponda con un punto de solicitud de información de las IGPP.
Ejemplo. Un criterio de evaluación puede ser los antecedentes de ventas en el Rubro y SubRubro en los últimos 3 ejercicios más las ventas en el año actual.
La Planilla debe armarse desde el año actual hacia atrás, con las ventas ordenadas por año de mayor a menor (un año por cada hoja de planilla). Esto permite trazar una línea en el monto de corte de cada año y evita tareas mecánicas al profesional de Compras.
Es conveniente solicitar que las ofertas vengan por escrito y en formato digital

BUENA PRACTICA N°5:

Lo que debería incluir una comparativa de ofertas para poder realizar una correcta Evaluación ECONOMICA
CASO OFERTAS DE BIENES
Todas las ofertas a ser consideradas por el sector comprador se registrarán en una Planilla Comparativa FINAL de Ofertas, la cual deberá incluir:
Precios Unitarios – desagregados al máximo- de la provisión y el servicio
Cantidades solicitadas por cada ítem
Condición de Pago (forma de facturar y plazo de pago desde fecha factura).
Financiación (si la hubiera).
Descuentos y/ bonificaciones por cantidad (si las hubiera)
Precio unitarios de la O.C. anterior.
Fecha de entrega por cada proveedor
ADICIONAR lo expresado en Regla N° 6 y N° 7 CASO OFERTAS DE BIENES con SERVICIOS INCLUIDOS
Cantidades requeridas por ítem del proyecto en el cómputo ‘a priori’ no taxativo
Cantidades ofrecidas por cada Oferente
Precios unitarios – DESAGREGADOS al máximo- y totales por ítem y por rubro decada oferente.
Precios globales o totales por rubro por cada oferente
Precios globales totales por cada proveedor según cantidades ofrecidas
Condiciones de Pago (Forma de Pago y Plazos de Pago)
Descuentos y bonificaciones ofrecidos
ADICIONAR lo expresado en Regla N° 6 y 7

BUENA PRACTICA N°6:

Use Valores de referencia en las comparativas
P.MIN.: es muy útil tener una columna extra con los precios unitarios MINIMOS por cada ítem, sub total por rubro y el acumulado total (visualizar la relación de esta columna con la mejor oferta global resulta de mucha ayuda ya que brinda el % de variaciones de precios)
P.U.C.: Es también útil tener una columna con los precios unitarios de la última compra con la fecha indicada.
P.ESP.: Es también útil tener una columna extra con los precios unitarios de la última compra actualizados por un Índice adecuado por cada ítem y el acumulado total (visualizar la relación de esta columna con la mejor oferta global resulta de ayuda). Es el Precio Esperado
Alternativa y/u opcional ofertados (si los hubiera)
Informe técnico con su calificación
Costo financiero asociado a plazos de pago diferentes al del Pliego.

BUENA PRACTICA N° 7:

Contemple otros costos que deberían incluirse
Servicio de atención post- venta (durante la garantía es a precio cero) después de la garantía). Ej.- Servicio Help Desk (24×365) de atención al usuario
Sugerencia: es deseable e importante que este costo sea un ítem individual desagregado en la cotización. En caso contrario este ítem se encarece posteriormente por efecto “cliente cautivo”
Repuestos (para el caso de equipos y/o maquinaria).
Debe existir una lista de ítems bien detallada con su precio unitario. Si no la tiene… Exíjala!
INSUMOS CONSUMIBLES
Servicio de Capacitación: No olvidar de incluirlo Mantenimiento: costo del mismo en pos garantía.
REGISTRO INFORMATIZADO DE BIENES Y SERVICIOS – RIBS CODIFICACION POR BIEN / INSUMO o SERVICIO
El sistema de información – base elemental del proceso de toma de decisiones- se basa ineludiblemente en una efectiva (eficaz y eficiente) CODIFICACION DE BIENES Y SERVICIOS BIUNÍVOCA POR ARTICULO ( BIEN o INSUMO) o TIPO de SERVICIO.
Esto asegura y garantiza la uniformidad, intercambiabilidad y calidad puesto que se fabricaran con base en los mismos estándares.
Recomiendo siempre emitir un Listado de Códigos por orden alfabético, para detectar las duplicidades del mismo código pero con otra descripción. Estas desatenciones generan códigos mellizos que con el tiempo generan aumentos de stocks indebidos.
ESTANDARIZAR: utilizar siempre el mismo bien/producto codificado en todos los sitios que sea posible significa siempre menores costos, gracias al mayor volumen de compra, al menor número de piezas almacenadas, al mejor conocimiento del personal con los artículos y la intercambiabilidad en casos de emergencia.
Todos los productos y servicios que solicita y compra a 3ros la Cía. deberán estar codificados previamente, para una rápida identificación y para poder también generar las estadísticas que le brindarán VISIBILIDAD, ECONOMIA, EFICACIA Y EFICIENCIA y RAZONABILIDAD al sistema integral planteado.
CLASIFICACION por FAMILIA de los Rubros y Sub Rubros
Los bienes y servicios codificados deberán estar agrupados primero por FAMILIA del RUBRO ( en general corresponden a un mismo tipo de industria), luego en grupos se Sub RUBROS (RySR), tal que permita separar adecuadamente las compras realizadas y fundamentalmente mensurar la importancia y peso que -cada ‘familia ́’ de R y grupo de SR- tiene en el total de erogaciones.
Ejemplo:
RUBRO………….MOBILIARIO
SUB RUBRO…ESCRITORIO CODIGO.ESCRTORIO de Madera
El sector responsable de administrar los códigos deberá mantener actualizado en el sistema informático la correspondencia de cada código de producto/servicio a solamente uno de los SUBRUBROS vigentes, evitando duplicaciones.
El sector de Compras correspondiente podrá comprar todo elemento codificado sólo bajo el número de código con el que se encuentre registrado en el sistema informático y cumpliendo la especificación técnica vigente para dicho código – o uno alternativo que cumpla la misma función que uno codificado, siempre que esto sea aceptado por el Área o Sector Técnico responsable de establecer las Normas y Especificaciones Técnicas.
De este modo, se puede construir historia, mediante el REGISTRO DE LAS COMPRAS POR RUBRO Y SUB RUBRO Y SU CÓDIGO. Esta historia permitirá construir estadísticas que darán tendencias, lo cual permitirá tomar mejores decisiones por tener menos incertidumbres.
Esta clasificación y codificación, así como su agrupamiento en familias de RUBROS Y SUBRUBROS estarán volcados a un REGISTRO INFORMATIZADO DE BIENES Y SERVICIOS (RIBS) el cual debería ser de libre acceso a Usuarios Internos como a proveedores, actuales o postulantes en el PORTAL WEB DE COMPRAS de la Cía.
Con estas primeras siete – 7 – Buenas Prácticas se pueden lograr resultados de alto impacto económico…
Espero sean útiles para vuestra gestión y estaré dispuesto a recibir consultas y comentarios relativos a este articulo

Ing. Carlos A. Conti
ESTRATEGIZA – “Transformamos ideas en logros” Consultoría profesional en Compras estrategiza@gmail.com
Cel. +54911-4424 3337

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